Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels

Mike Beaulieu agit comme responsable de la protection des renseignements personnels de Lumisys AI. Pour toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte concernant tes renseignements personnels, écris-lui à mike@lumisysai.com.

Renseignements recueillis par le site

Le site lumisys.ai ne demande la création d'aucun compte. Outre les données techniques utilisées pour la mesure d'audience et la protection du formulaire décrites plus bas, nous recueillons les renseignements que tu nous transmets :

• Si tu remplis notre formulaire de contact, nous recueillons ton nom, ton numéro de téléphone, ton courriel et ton métier pour répondre à ta demande. Ces renseignements sont enregistrés dans GoHighLevel avec la langue, la date et la référence de soumission, ainsi que ton choix promotionnel et le texte et la version du consentement présenté. Ce choix est facultatif : le refuser n'empêche pas d'envoyer ta demande. Le formulaire n'inscrit pas automatiquement tes coordonnées à une campagne promotionnelle.
• Si tu réserves une démo ou un appel découverte par notre lien de réservation, la plateforme de prise de rendez-vous recueille ton nom, ton courriel, ton numéro de téléphone et le nom de ton entreprise.
• Si tu nous écris par courriel ou nous appelles, nous conservons les coordonnées et le contenu de ta communication.
• Si tu appelles nos lignes de démonstration (Sofia au 581 802-5098, Livia au 819 758-7256), un agent IA te répond et te l'annonce dès le début de l'appel. Les renseignements de cet appel servent seulement à te montrer le service et à faire le suivi de ta demande.
• Le site mémorise dans ton navigateur ton choix de témoins et ta langue (stockage local). Notre politique de cookies décrit aussi la mesure d'audience et la protection du formulaire.

Protection du formulaire et prévention des doublons

Cloudflare Turnstile vérifie les visites du formulaire à l'aide de signaux techniques, notamment l'adresse IP, le navigateur et l'origine du site. Cloudflare utilise ces signaux pour bloquer les robots et améliorer Turnstile. Voir la politique de confidentialité de Cloudflare Turnstile.

Notre serveur transmet l'adresse IP à Cloudflare lors de la vérification. Pour limiter les tentatives et éviter les doublons, Upstash Redis conserve des empreintes calculées avec une clé secrète à partir des identifiants de la demande, des compteurs, des dates, des états de traitement et, s'il existe, l'identifiant du contact GoHighLevel. Il ne reçoit pas les coordonnées du formulaire en clair ni le texte du consentement. Ces données sont pseudonymisées, pas anonymes : elles peuvent rester reliées à une demande ou à une fiche CRM.

Les compteurs expirent après 15 minutes et les verrous après au plus 120 secondes. Les points de reprise expirent 7 jours après leur dernière écriture. Leur expiration ne supprime pas la fiche ni les notes conservées dans GoHighLevel; celles-ci suivent les règles de conservation ci-dessous. Pour une demande d'accès ou de suppression, écris à mike@lumisysai.com.

Mesure d'audience

Avec ton accord dans le bandeau, lumisys.ai charge Vercel Web Analytics pour mesurer les pages consultées, les clics vers une démonstration et les demandes dont notre serveur confirme la réception. Un clic n’est pas une réservation confirmée. Refuser ou retirer ton accord désactive les nouveaux événements de mesure, sans empêcher le formulaire de fonctionner.

Les événements du site utilisent des catégories prédéfinies de page, de langue et de provenance. Ils excluent les coordonnées et le contenu du formulaire, les identifiants de soumission et les paramètres d’URL. Après ton accord, trois catégories d’attribution sont conservées dans le stockage de session du même onglet; elles sont supprimées au retrait de ton accord. Si un référent risque de contenir des renseignements personnels, la mesure est bloquée. Vercel traite également les données techniques de la connexion pour ses statistiques d’audience, notamment le pays et le type d’appareil. Nous n’utilisons pas ces événements pour la publicité et ne les associons pas aux fiches de contacts.

Renseignements recueillis par Sofia lors des appels

Lorsque Sofia répond aux appels d'une entreprise cliente, elle recueille les renseignements nécessaires au traitement de la demande de l'appelant : nom, numéro de téléphone, adresse et motif de l'appel. Les appelants sont informés dès le début de l'appel qu'ils interagissent avec un agent conversationnel propulsé par l'intelligence artificielle (IA).

Ces renseignements sont transmis à l'entreprise cliente pour laquelle Sofia répond, afin qu'elle puisse traiter la demande (rappel, soumission, rendez-vous, suivi).

Renseignements recueillis par Livia lors des appels

Lorsque Livia répond aux appels d'une clinique cliente ou d'un professionnel de la santé client, elle recueille les renseignements nécessaires pour prendre le rendez-vous ou transmettre le message : nom, numéro de téléphone, type de rendez-vous demandé, disponibilités et, s'il y a lieu, le contenu du message. Elle ne donne jamais de conseils de santé ni de diagnostics. Les patients sont informés dès le début de l'appel qu'ils parlent avec une intelligence artificielle.

Les réglages d’enregistrement audio, de transcription et de conservation doivent être documentés avec la clinique et vérifiés avant l’activation. Une transcription peut contenir des renseignements de santé si l’appelant en fournit. Pour la démonstration, utilisez des situations fictives sans renseignements médicaux détaillés. Les rappels par texto, lorsqu’ils sont activés, doivent rester administratifs et ne pas mentionner le motif de consultation.

Ces renseignements sont transmis à la clinique cliente, qui demeure responsable des renseignements de ses patients. Lumisys AI agit comme fournisseur de services de la clinique, selon une entente de traitement des données.

Configuration de CRM

Lorsque nous configurons un CRM pour une entreprise cliente, nous pouvons avoir accès aux renseignements de ses clients (fiches, historique, suivis) dans la plateforme GoHighLevel, uniquement pour configurer, tester et soutenir le système, selon l'entente de service conclue avec l'entreprise. L'entreprise cliente demeure responsable des renseignements de ses propres clients.

Finalités d'utilisation

• Répondre aux appels et prendre des rendez-vous pour nos entreprises et nos cliniques clientes
• Transmettre à l'entreprise ou à la clinique cliente les informations nécessaires au suivi de la demande
• Te rappeler et, avec ton consentement, t'envoyer de l'information par courriel ou par texto
• Planifier et tenir les démonstrations et les appels découverte demandés par notre lien de réservation
• Configurer et soutenir les CRM de nos entreprises clientes
• Améliorer la qualité du service et assurer le soutien technique
• Respecter nos obligations légales

Nous n'utilisons jamais tes renseignements personnels à des fins de sollicitation sans ton consentement, et nous ne les vendons pas à des tiers.

Hébergement, sous-traitants et communication à des tiers

Le formulaire utilise également Cloudflare (Turnstile, protection contre les robots) et Upstash (Redis, limitation des tentatives et reprise des demandes). Ces traitements s'ajoutent à l'hébergement Vercel et à l'enregistrement des demandes dans GoHighLevel.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants : la plateforme GoHighLevel (téléphonie, réservation, gestion de la clientèle et CRM, serveurs aux États-Unis), un fournisseur de technologie vocale (reconnaissance et synthèse de la voix de Sofia et de Livia) et Vercel (hébergement du site et mesure d'audience, États-Unis). Le registre à jour de nos sous-traitants et des lieux où les données sont traitées est fourni sur demande.

En utilisant nos services, tu comprends que tes renseignements peuvent être conservés sur des serveurs situés à l'extérieur du Québec. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'ils y bénéficieront d'une protection adéquate, et nous encadrons cette communication par des ententes contractuelles avec nos fournisseurs.

Nous ne communiquons tes renseignements qu'aux personnes qui en ont besoin pour livrer le service : l'entreprise ou la clinique cliente concernée par ton appel et nos fournisseurs technologiques liés par des obligations de confidentialité, sauf si la loi l'exige ou le permet.

Conservation et sécurité

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus ou pour respecter nos obligations légales, puis nous les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire.

Nous utilisons des mesures de sécurité raisonnables (chiffrement des communications, contrôle des accès, authentification) pour protéger les renseignements contre l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés.

Tes droits

• Droit d'accès : tu peux demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons sur toi et à en obtenir une copie.
• Droit de rectification et de suppression : tu peux demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, et la suppression de renseignements périmés, non justifiés ou dont la collecte, la communication ou la conservation n'est pas autorisée par la loi.
• Droit de retrait du consentement : tu peux retirer ton consentement à l'utilisation de tes renseignements, sous réserve des exigences légales.
• Droit à la portabilité : tu peux demander que les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de toi te soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou qu'ils soient communiqués à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à les recueillir.
• Droit de cessation de diffusion et de désindexation : dans les cas prévus par la loi, tu peux exiger que nous cessions de diffuser un renseignement te concernant ou que nous désindexions tout hyperlien rattaché à ton nom qui y donne accès.

Pour exercer un de ces droits, écris à mike@lumisysai.com. Nous répondons aux demandes dans un délai de 30 jours. Si tes renseignements ont été recueillis par Sofia ou Livia pour une entreprise ou une clinique cliente, adresse ta demande à celle-ci, qui en est responsable; nous l'aiderons à y répondre. Si notre réponse ne te satisfait pas, tu peux, dans les 30 jours, soumettre une demande d'examen de mésentente à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou lui adresser une plainte.

Incident de confidentialité

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme l'exige la Loi 25, et nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques. Si l'incident touche des renseignements que nous traitons pour une entreprise ou une clinique cliente, nous l'en avisons sans délai pour qu'elle puisse remplir ses propres obligations.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre cette politique à jour de temps à autre. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.

Nous joindre

Lumisys AI, Plessisville (Québec). Responsable de la protection des renseignements personnels : Mike Beaulieu, mike@lumisysai.com, +1 367-995-8787.